Trackman Booking & payments umfasst drei Berichte rund um Zahlungen – sie beantworten jedoch unterschiedliche Fragen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welchen Bericht Sie jeweils öffnen sollten.

Am besten betrachten Sie sie in dieser Reihenfolge:

1. Purchase Report (was verkauft wurde) | Öffnen Sie ihn, wenn Sie Folgendes wissen möchten: „Was haben Kunden gekauft?“
2. Payments Report (wie Kunden bezahlt haben) | Öffnen Sie ihn, wenn Sie Folgendes wissen möchten: „Wie wurde bezahlt, erstattet oder warum ist eine Zahlung fehlgeschlagen?“
3. Payouts report (was auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist) | Öffnen Sie ihn, wenn Sie Folgendes wissen möchten: „Warum ist dieser Betrag auf unserem Konto gelandet?“

Die Summen für denselben Tag stimmen in diesen Berichten häufig nicht überein. Das ist normal. Die Berichte betrachten unterschiedliche Aspekte (was verkauft wurde, wie bezahlt wurde und was an Sie ausgezahlt wurde).

Purchase Report

Wofür er gedacht ist: Zeigt, was Sie verkauft haben – Produkte, Buchungen, Mitgliedschaften, Geschenkkarten und mehr –, aufgeschlüsselt nach Kategorie.

Was angezeigt wird:

• Verkäufe nach Kategorie (mit Anzahl, Gesamtwert und Durchschnittswerten)
• Diagramme für den von Ihnen gewählten Datumsbereich
• Option zum Exportieren einer Tabellenkalkulation
• Bei Veranstaltungsorten mit mehreren Standorten: nur dieser Standort oder alle Standorte

Gut geeignet für:

• Prüfen, wie sich Abschlagplatzzeiten, F&B oder der Einzelhandel entwickelt haben
• Nachvollziehen, was Kunden gekauft haben

Nicht gut geeignet für:

• Prüfen, ob eine Kartenzahlung durchgeführt wurde → verwenden Sie den Payments Report
• Einen Geldeingang auf dem Bankkonto nachvollziehen → verwenden Sie den Payouts report

Tipps:

• Konzentrieren Sie sich auf bezahlte Verkäufe, wenn Sie die tatsächlichen Umsätze betrachten
• Eine Bestellung (ein Kauf) kann mit mehr als einer Zahlung bezahlt werden
• Dies unterscheidet sich vom Basic Booking Report, bei dem es hauptsächlich um Buchungen geht

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Payments Report

Wofür er gedacht ist: Zeigt, wie Zahlungen eingegangen sind – nach Zahlungsart –, einschließlich Erstattungen.

Was angezeigt wird:

• Summen nach Zahlungsart (zum Beispiel Online-Kartenzahlung, Terminal, Payment-Link, Bargeld und andere Zahlungsarten, die Ihr Veranstaltungsort verwendet)
• Anzahlen und Beträge im Zeitverlauf
• Erstattungen sind klar aufgeführt
• Option zum Exportieren einer Tabellenkalkulation
• Bei Veranstaltungsorten mit mehreren Standorten: nur dieser Standort oder alle verfügbaren Standorte

Für einzelne Zahlungsdetails verwenden Sie den Payments Browser. Der Payments Report eignet sich besser für Summen und Exporte für einen bestimmten Zeitraum.

Gut geeignet für:

• „Ein Kunde sagt, dass er bezahlt hat – was zeigen wir an?“
• Erstattungen prüfen
• Sehen, wie viel je Zahlungsart eingegangen ist

Nicht gut geeignet für:

• Nachsehen, welche Produkte verkauft wurden → den Purchase Report verwenden
• Einen Geldeingang auf dem Bankkonto nachvollziehen → verwenden Sie den Payouts report

Die Summe im Payments Report ist nicht dasselbe wie der Betrag auf Ihrem Bankkonto. Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen wirken sich weiterhin auf den Betrag aus, den Sie tatsächlich erhalten.

Payouts report (wird eingeführt)

Wofür er gedacht ist: Erklärt, was für einen abgeschlossenen Zeitraum auf das Bankkonto Ihres Veranstaltungsorts ausgezahlt wurde – eingegangene Zahlungen, abgezogene Gebühren und Anpassungen sowie der verbleibende Auszahlungsbetrag.

Dieser Bericht bezieht sich auf die Bankauszahlung an Ihren Veranstaltungsort. Es geht nicht darum, Geld an einen Kunden oder Spieler auszuzahlen.

Was angezeigt wird (wenn der Bericht für Ihren Veranstaltungsort verfügbar ist):

• Eine Auszahlungsberechnung – eingenommenes Geld, Kosten, andere Abzüge und die Nettoauszahlung
• Welche Käufe in dieser Auszahlung enthalten sind
• Transaktionen, die nicht in die Auszahlung einbezogen wurden (damit sie nicht als „fehlend“ erscheinen), wie Bargeld, Kundenguthaben / Geschenkkartenguthaben, andere Zahlungsanbieter oder unvollständige Kartenzahlungen

Typische Bestandteile der Berechnung:

• Erfasste Zahlungen – über Trackman verarbeitete Kartenzahlungen (zum Beispiel online, vor Ort / Terminal, Payment-Link und Zahlungen mit gespeicherten Karten / automatische Zahlungen) sowie Erstattungen
• Kosten – Verarbeitungsgebühren, Erstattungsgebühren und Trackman-Reservierungs-/Servicegebühren
• Weitere Abzüge – Rückbuchungen (und zugehörige Gebühren), manuelle Anpassungen und andere Abzüge, die gegebenenfalls von der Auszahlung abgezogen werden
• Eingezogene Steuern – werden zur Information angezeigt; sie werden nicht zur Nettoauszahlung hinzugerechnet
• Nettoauszahlungen – der Betrag, auf dem die Auszahlung basiert (verwenden Sie diesen beim Abgleich mit Ihrem Bankkonto)

Gut geeignet für:

• „Unsere Bank zeigt diesen Betrag an – wie setzt er sich in Trackman zusammen?“
• Gebühren und Rückbuchungen bei einer Auszahlung nachvollziehen

Nicht gut geeignet für:

• Im Tagesgeschäft: „Was haben wir verkauft?“ → Purchase Report
• „Warum ist diese Kartenzahlung fehlgeschlagen?“ → Payments Report

Bevor Sie ihn verwenden:

Der Payouts report wird noch eingeführt und ist daher möglicherweise noch nicht für jeden Veranstaltungsort verfügbar. Sobald er verfügbar ist:

• Er gilt für Veranstaltungsorte, die Trackman-Kartenzahlungen (Adyen) verwenden. Veranstaltungsorte mit anderen Zahlungskonfigurationen sehen diesen Bericht nicht – das bedeutet nicht, dass etwas nicht funktioniert.
• Sie können nur Daten ab dem 1. Mai 2026 anzeigen
• Sie können jeweils bis zu etwa einen Monat auswählen
• Verwenden Sie abgeschlossene Tage – „heute“ hat oft noch keinen abgeschlossenen Auszahlungszeitraum, daher kann der Bericht leer wirken
• Bei Organisationen mit mehreren Standorten betrachten Sie jeweils nur einen Veranstaltungsort
• Prüfen Sie den Auszahlungsstatus (zum Beispiel „processing“ oder „paid“) – das Geld ist erst auf Ihrem Bankkonto, wenn die Auszahlung abgeschlossen ist

Warum die Zahlen von den anderen Berichten abweichen können: 

Ein Verkauf wird einer Auszahlung danach zugeordnet, wann die Kartenzahlung in der Zeitzone Ihres Veranstaltungsorts autorisiert wurde – nicht immer nach dem Zeitpunkt, zu dem die Bestellung erstellt wurde. Das ist ein häufiger Grund, warum „heute“ in den Berichten unterschiedlich aussieht.

Kurzanleitung: Welcher Bericht?

„Was haben wir verkauft?“ = Purchase Report

Wie haben Kunden bezahlt / eine Erstattung erhalten? = Payments Report

„Warum ist dieser Betrag auf unserem Bankkonto eingegangen?“ = Payouts report

Häufige Verwechslungen

• Verkäufe sind nicht dasselbe wie Auszahlungen. Was Sie verkauft haben, ist nicht automatisch das, was nach Gebühren und Erstattungen auf Ihrem Bankkonto eingeht.
• Zahlungssummen sind nicht dasselbe wie Geldeingänge auf dem Bankkonto. Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen werden weiterhin davon abgezogen.
• Nicht in eine Auszahlung einbezogen bedeutet nicht, dass etwas verloren gegangen ist. Bargeld und ähnliche Zahlungen werden separat aufgeführt, weil sie nicht über die Trackman-Bankauszahlung laufen.
• Dieser Auszahlungsbericht ist keine Kundenauszahlung. Es geht um Geld, das Ihrem Veranstaltungsort gutgeschrieben wird.