HubSpot est une plateforme client (un système CRM) qui aide les entreprises à gérer en un seul endroit le marketing, les ventes, le service client et le contenu de leur site web. Elle sert avant tout à stocker et à organiser toutes les informations sur les clients et les prospects, afin que les équipes puissent suivre les interactions, automatiser les communications et améliorer les processus de vente.

Présentation de l’intégration HubSpot

L’intégration HubSpot connecte votre système de réservation ou de vente à HubSpot, ce qui permet de transférer automatiquement les données clients et commerciales vers le CRM.

L’intégration fonctionne avec les contacts et les deals. Les contacts représentent des clients individuels, tandis que les deals correspondent à des opportunités de vente ou à des transactions associées à ces clients.

Vous pouvez configurer l’intégration pour déclencher des mises à jour dans HubSpot en fonction de différentes actions dans votre système. Ces déclencheurs peuvent être définis soit lorsqu’une réservation est effectuée, soit lorsqu’un achat est finalisé.

Si le déclencheur est défini sur les réservations, un contact et/ou un deal est créé dans HubSpot dès qu’un client effectue une réservation. Cela permet aux entreprises de suivre l’intérêt et l’activité avant même que le paiement ne soit effectué.
Si le déclencheur est défini sur les achats finalisés, les données ne sont envoyées à HubSpot qu’une fois que le client a intégralement payé. Cela garantit que seuls les revenus confirmés sont enregistrés dans le CRM.

Cette flexibilité permet aux entreprises de choisir si elles souhaitent suivre l’engagement précoce des clients (réservations) ou se concentrer uniquement sur les ventes confirmées (achats), selon leurs besoins en matière de vente et de reporting.

Conditions requises pour activer l’intégration HubSpot

Pour activer l’intégration HubSpot, contactez le Support Trackman. Les informations suivantes sont requises :

Access Token: fournissez l’Access Token HubSpot

Deal Trigger: définissez quelle action doit créer ou mettre à jour un deal dans HubSpot
(Si seule la synchronisation des contacts est nécessaire, l’intégration peut être configurée à l’aide du seul Access Token. Les données client/contact seront alors synchronisées sans suivi des deals.)

Facultatif :
- CreateContactData : champs supplémentaires à stocker dans les contacts HubSpot
- CreateDealData : champs supplémentaires à inclure dans les deals HubSpot

Conditions préalables au transfert de données vers HubSpot

• Payment Status : L’achat doit être payé.
• Identité du client : Le client ne doit pas être anonyme (les achats anonymes effectués via l’Admin Panel, même s’ils sont payés, ne déclencheront pas de Deal).

Types de déclenchement

Déclencheur de réservation

• Lorsqu'il est configuré pour être déclenché par des réservations, l'intégration ne créera des données que pour les articles qui sont des réservations.
• Par exemple, si un achat inclut plusieurs articles tels que des recharges, des boissons et des réservations, seules les réservations seront prises en compte et envoyées à HubSpot.

Déclencheur d'achat

• Lorsqu'il est configuré pour être déclenché par des achats, l'intégration créera un ensemble de données complet qui inclut tous les articles de l'achat, tels que les recharges, les boissons et les réservations.

Synchronisation

Deals

• Les réservations/achats seront synchronisés avec les Deals HubSpot.

Clients

• Les Users Booking & Payment seront synchronisés avec les Clients HubSpot.
• Si les informations d’un User sont mises à jour dans Booking & Payments, le Client HubSpot correspondant sera également mis à jour.
• S’il s’agit de la première interaction avec le User, un nouveau Client sera créé dans HubSpot.
• Par défaut, nous synchronisons : prénom, nom et adresse e‑mail.

Flux de données

Pour simplifier, considérons l'intégration basée sur les achats :

1. Création de l’achat : Un client (depuis l’interface de réservation) ou un administrateur (depuis l’interface d’administration) crée un achat.
2. Attribution à un client : L’achat est attribué à un client.
3. Payment Confirmation : Une fois l’achat payé, les informations sont envoyées à HubSpot.
4. Synchronisation client : Si le client est nouveau, il est créé dans HubSpot et lié à l'achat.

Propriétés additionnelles et personnalisation 

• HubSpot offre de nombreuses propriétés additionnelles qui peuvent être intégrées.
• Par exemple, nous pouvons configurer des pipelines ou des étapes de transaction pour indiquer si une réservation a eu lieu ou a été annulée.
• Différentes propriétés pour les contacts peuvent également être personnalisées pour répondre aux besoins de l'intégration.