Vous pouvez configurer une politique d’annulation pour vos Bay Options afin de gérer la manière et le moment où les clients reçoivent un remboursement lorsqu’ils annulent une réservation.

Il y a deux façons de procéder :

• Une politique d’annulation générale, applicable à toutes les Bay Options
• Une politique d'annulation spécifique définie individuellement pour chaque Bay Option

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du fonctionnement de chaque méthode et la signification de chaque paramètre.

Réglages généraux

Les réglages généraux se trouvent dans « Booking & Payments » -> « Settings » -> « Ranges / Sims ». Cette politique s’applique à toutes les Bay Options, sauf si une Bay Option spécifique dispose de ses propres règles d’annulation.
 

• Limiter les annulations des clients 
  • Lorsque cette option est activée, les clients ne peuvent pas annuler leurs réservations eux-mêmes. Ils doivent vous contacter directement (le propriétaire de l’établissement) pour demander une annulation. Vous pouvez définir le nombre de jours correspondant à cette restriction.
  • Exemple : si la valeur est définie sur 2 jours, les clients qui souhaitent annuler dans les deux jours précédant leur réservation doivent vous contacter, car le bouton d’annulation ne leur sera plus accessible.
• Limiter les remboursements en libre-service des clients
  • Lorsque cette option est activée, vous pouvez définir une période pendant laquelle les clients ne recevront pas de remboursement s’ils annulent eux-mêmes la réservation.
  • Exemple : si la valeur est définie sur 2 jours, les clients qui annulent leur réservation dans les deux jours précédant l’heure prévue ne recevront pas de remboursement.

Remarque : tous les remboursements sont versés sur le solde YGB du client. À partir de là, vous pouvez effectuer le remboursement et renvoyer les fonds vers le moyen de paiement d’origine. Si vous préférez rembourser le montant directement sur la carte bancaire du client, vous devez le faire manuellement, en dehors du système.

Paramètres de chaque Bay Option

Vous pouvez définir une politique d’annulation propre à chaque Bay Option : 

Lorsque vous cliquez sur une Bay Option, dans la première section « General » (en bas de la page), vous verrez la section Customer cancellations & Refunds.
 

C'est particulièrement utile lorsque :

• Selon la Bay Option, les règles d’annulation peuvent varier
• Les Bay Options associées à des abonnements doivent proposer des avantages spécifiques
• Les Bay Options publiques peuvent nécessiter des règles plus strictes
• Certains types de postes (p. ex. coaching) nécessitent des politiques de remboursement plus strictes

Ces paramètres fonctionnent exactement comme la politique d’annulation générale, mais ne s’appliquent qu’à la Bay Option sélectionnée.

Si une politique d’annulation est définie, les clients en seront informés pendant le processus de réservation. La politique sera également visible s’ils choisissent d’annuler (voir l’image ci-dessous à titre de référence).

Aucun paramètre d’annulation et de remboursement activé

Si les paramètres d’annulation et de remboursement sont désactivés, à la fois dans les réglages généraux et pour chaque Bay Option, les règles suivantes s’appliquent :

• Aucune restriction
• Les clients peuvent annuler à tout moment
• Les remboursements sont automatiquement versés sur le solde YGB du client